Regulamin konferencji Aurora Astronomica 2026

Niniejszy regulamin określa warunki uczestnictwa w konferencji Aurora Astronomica 2026 organizowanej przez Fundację Orbita Północy.

Spis treści

  1. Postanowienia ogólne
  2. Organizator
  3. Terminy i miejsce
  4. Rejestracja i opłaty
  5. Anulowanie uczestnictwa
  6. Obowiązki uczestników
  7. Udział czynny
  8. Konkurs plakatu
  9. Prawa autorskie
  10. Ochrona danych osobowych
  11. Odpowiedzialność
  12. Postanowienia końcowe

§ 1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy regulamin określa zasady organizacji i uczestnictwa w konferencji naukowej „Aurora Astronomica 2026" (zwanej dalej „Konferencją").
  2. Konferencja jest wydarzeniem naukowym poświęconym astronomii, astrofizyce i edukacji kosmicznej.
  3. Uczestnictwo w Konferencji oznacza akceptację wszystkich postanowień niniejszego regulaminu.
  4. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w programie Konferencji ze względów organizacyjnych lub niezależnych od niego okoliczności.
  5. Wszyscy uczestnicy są zobowiązani do przestrzegania zasad kulturalnego zachowania i wzajemnego szacunku.

§ 2. Organizator

  1. Organizatorem Konferencji jest Fundacja Orbita Północy z siedzibą w Gdańsku, ul. Nadmorska 4, 80-000 Gdańsk.
  2. Współorganizatorami są:
    • Stowarzyszenie Młodych Astrofizyków
    • Instytut Kosmologii Bałtyckiej
  3. Gospodarzem wydarzenia jest Gdańskie Centrum Nauki „Heliotron".
  4. Organizator ma prawo do podejmowania decyzji w sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie.

§ 3. Terminy i miejsce

  1. Konferencja odbędzie się w dniach 18-20 września 2026 roku.
  2. Miejscem przeprowadzenia Konferencji jest Gdańskie Centrum Nauki „Heliotron", ul. Nadmorska 4, 80-000 Gdańsk.
  3. Część wydarzeń (obserwacje nocne) może odbywać się w innych lokalizacjach wskazanych przez Organizatora.
  4. Program Konferencji obejmuje wykłady, warsztaty, sesje posterowe oraz wydarzenia towarzyszące.

§ 4. Rejestracja i opłaty

  1. Rejestracja na Konferencję odbywa się wyłącznie w formie elektronicznej poprzez:
    • Formularz na stronie internetowej
    • E-mail na adresy podane na stronie kontaktowej
  2. Opłaty konferencyjne wynoszą:
    • Udział czynny: 290 PLN
    • Udział bierny: 190 PLN
    • Zniżka studencka: 30% (po okazaniu legitymacji)
  3. Opłata konferencyjna obejmuje:
    • Udział we wszystkich sesjach naukowych
    • Materiały konferencyjne
    • Przerwy kawowe
    • Dostęp do sesji posterowych
    • Certyfikat uczestnictwa
  4. Terminy rejestracji:
    • Udział czynny (referat/plakat): do 1 września 2026
    • Udział bierny: do 10 września 2026
  5. Płatność należy dokonać przelewem bankowym na podstawie danych przesłanych po rejestracji.
  6. Rejestracja zostaje potwierdzona po otrzymaniu płatności przez Organizatora.

§ 5. Anulowanie uczestnictwa

  1. Uczestnik ma prawo do anulowania uczestnictwa do dnia 10 września 2026 roku.
  2. W przypadku anulowania przed 10 września 2026, uczestnik otrzymuje zwrot 100% opłaty konferencyjnej pomniejszonej o opłatę administracyjną w wysokości 50 PLN.
  3. Po 10 września 2026 zwrot opłat nie jest możliwy, z wyjątkiem przypadków losowych udokumentowanych zaświadczeniem lekarskim.
  4. Organizator zastrzega sobie prawo do anulowania Konferencji w przypadku siły wyższej lub niewystarczającej liczby uczestników (poniżej 50 osób).
  5. W przypadku anulowania Konferencji przez Organizatora, uczestnicy otrzymują pełny zwrot wpłaconych opłat.

§ 6. Obowiązki uczestników

  1. Uczestnik zobowiązuje się do:
    • Przestrzegania zasad bezpieczeństwa w miejscu wydarzenia
    • Kulturalnego zachowania wobec innych uczestników i organizatorów
    • Nieznakłócania przebiegu prezentacji i dyskusji
    • Przestrzegania zakazu palenia tytoniu w budynku
    • Właściwego korzystania z udostępnionego sprzętu
  2. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za ewentualne szkody wyrządzone z jego winy.
  3. Organizator ma prawo do wykluczenia uczestnika naruszającego postanowienia regulaminu.
  4. Wykluczenie uczestnika nie daje prawa do zwrotu opłat konferencyjnych.

§ 7. Udział czynny

  1. Udział czynny obejmuje prezentację referatu lub plakatu naukowego.
  2. Wymogi formalne dla streszczeń:
    • Maksymalna długość: 2000 znaków
    • 3-5 słów kluczowych
    • Format PDF, czcionka minimum 11 pt
    • Możliwość dołączenia krótkiej bibliografii
  3. Czas prezentacji:
    • Referat: 15 minut + 5 minut na pytania
    • Flash talk (plakat): 2 minuty
  4. Organizator zapewnia standardowy sprzęt multimedialny (projektor, laptop, mikrofon).
  5. Prelegenci zobowiązani są do dostarczenia prezentacji w formacie PDF lub PowerPoint.
  6. Organizator zastrzega sobie prawo do selekcji zgłoszonych prezentacji.

§ 8. Konkurs plakatu

  1. Konkurs plakatu jest otwarty dla wszystkich uczestników prezentujących plakaty.
  2. Kategorie oceniane:
    • Badania obserwacyjne i analiza danych
    • Astrofizyka teoretyczna i symulacje
    • Edukacja i popularyzacja nauki
  3. Wymogi techniczne plakatów:
    • Format A0 pionowy
    • Język polski lub angielski
    • Obowiązkowy kod QR z linkiem do streszczenia
    • Zakaz elementów świetlnych i dźwiękowych
  4. Nagrody:
    • Grand Prix Aurora
    • Nagroda Publiczności
    • Wyróżnienie Młodego Badacza (do 26. roku życia)
  5. Organizator zapewnia stojaki i materiały montażowe.
  6. Autorzy są odpowiedzialni za transport i montaż plakatów.

§ 9. Prawa autorskie

  1. Autorzy prezentacji zachowują pełne prawa autorskie do swoich prac.
  2. Zgoda na udział w Konferencji obejmuje zgodę na:
    • Nagrywanie wybranych prezentacji (za zgodą autora)
    • Fotografowanie podczas wydarzenia
    • Publikację streszczeń w materiałach konferencyjnych
    • Umieszczenie materiałów na stronie internetowej
  3. Autor może w każdym momencie wycofać zgodę na publikację swoich materiałów.
  4. Organizator zobowiązuje się do umieszczania informacji o autorach przy wszystkich publikowanych materiałach.

§ 10. Ochrona danych osobowych

  1. Administratorem danych osobowych jest Fundacja Orbita Północy.
  2. Dane osobowe przetwarzane są w celu:
    • Organizacji i przeprowadzenia Konferencji
    • Wystawienia faktur i rozliczeń
    • Kontaktu z uczestnikami
    • Prowadzenia listy uczestników (za zgodą)
    • Wysyłania informacji o przyszłych wydarzeniach (za zgodą)
  3. Podstawą prawną przetwarzania jest:
    • Wykonanie umowy (udział w konferencji)
    • Zgoda uczestnika (materiały promocyjne, newsletter)
    • Obowiązek prawny (dokumentacja finansowa)
  4. Uczestnik ma prawo do:
    • Dostępu do swoich danych
    • Sprostowania danych
    • Usunięcia danych (po zakończeniu obowiązku przechowywania)
    • Przenoszenia danych
    • Wniesienia skargi do UODO
  5. Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów oraz zgodnie z przepisami prawa.

§ 11. Odpowiedzialność

  1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za:
    • Szkody powstałe z winy uczestnika
    • Kradzież lub uszkodzenie mienia uczestników
    • Problemy zdrowotne uczestników nie związane z organizacją wydarzenia
    • Opóźnienia lub odwołania środków transportu
    • Problemy z zakwaterowaniem organizowanym przez uczestników
  2. Uczestnik bierze udział w Konferencji na własną odpowiedzialność.
  3. Uczestnicy są zobowiązani do posiadania własnego ubezpieczenia.
  4. Organizator zapewnia podstawowe warunki bezpieczeństwa zgodnie z przepisami.

§ 12. Postanowienia końcowe

  1. We wszystkich sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.
  2. Ewentualne spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
  3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu. O zmianach uczestnicy będą informowani drogą elektroniczną.
  4. Zmiany regulaminu nie mogą naruszać istotnych praw uczestników, którzy dokonali już rejestracji.
  5. Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji na stronie internetowej Konferencji.
  6. Aktualną wersję regulaminu można znaleźć na stronie: https://ioaa2023.pl/index.php/regulamin/

Postanowienia szczególne dotyczące COVID-19

Uwaga: W przypadku obostrzeń sanitarnych związanych z COVID-19 lub innymi zagrożeniami epidemiologicznymi, Organizator zastrzega sobie prawo do:

  • Wprowadzenia dodatkowych wymagań sanitarnych
  • Ograniczenia liczby uczestników
  • Przeprowadzenia wydarzenia w formie hybrydowej (stacjonarna + online)
  • Przełożenia terminu wydarzenia

O ewentualnych zmianach uczestnicy będą informowani niezwłocznie.

Kontakt w sprawach regulaminu

Fundacja Orbita Północy
ul. Nadmorska 4
80-000 Gdańsk

E-mail: [email protected]
Sprawy prawne: [email protected]

Godziny pracy biura:
Poniedziałek – Piątek, 9:00 – 16:00